Es ist sehr wichtig, ein Projekt organisiert zu starten. Ebenso wichtig ist es, ein Kick-off-Meeting für die neuen Teammitglieder durchzuführen, die der Organisation beitreten. Das Kick-off-Meeting ist das erste Treffen aller Teammitglieder.
Ziel dieses Treffens ist es, den Ablauf, Inhalt und die Gestaltung des neuen Projekts zu besprechen. Wenn neue Mitglieder dem Team beitreten, ist es sehr wichtig, dass sie alle Richtlinien und Regeln des Unternehmens kennen.
Das gesamte Team wird zusammenkommen und die Projektidee im Detail besprechen. Während dieses Treffens bewertet das Team die Projektidee, bespricht den Umfang des Projekts und legt fest, wie viel Zeit für die Fertigstellung des Projekts benötigt wird.
Die Teammitglieder überprüfen außerdem das Budget und den Zeitplan des Projekts. Das Hauptziel des Treffens besteht darin, die Projektidee, den Umfang, den Prozess und die Ergebnisse festzulegen.
Zu Beginn ist es wichtig, eine Brainstorming-Sitzung durchzuführen. Die Teammitglieder werden ihre Ideen und Gedanken zum Projekt austauschen. Dieses Treffen beinhaltet auch eine Diskussion über die Ressourcen und das Budget des Projekts.
Hier sind einige der wichtigsten Punkte, die Sie in Ihr Kick-off-Meeting einbeziehen sollten:
Identifizieren Sie die Projektbeteiligten
Zunächst müssen Sie die Schlüsselpersonen identifizieren, die an dem Projekt beteiligt sein werden. Einige der Stakeholder werden der Kunde, der Manager, der Vorgesetzte und der Geschäftsanalyst sein.
Als nächstes müssen Sie festlegen, ob das Projekt intern oder extern gestartet werden soll. Externe Projekte sind in der Regel größer als die internen.
Wenn Sie das Projekt intern starten, ist es besser, die Projektidee mit Ihrem Chef, dem Manager und den anderen Teammitgliedern zu besprechen. Wenn Sie das Projekt extern starten, ist es besser, potenzielle Kunden einzuladen.
Besprechen Sie die Projektidee, den Umfang und die Ergebnisse
Anschließend ist es wichtig, die Projektidee, den Umfang und die Ergebnisse zu besprechen. In der Anfangsphase des Projekts ist es besser, ein ausführliches Gespräch über die Projektidee und den Umfang zu führen.
Wenn Sie ein neues Projekt starten, ist es besser, sich ein klares Verständnis des Problems, der Lösung und des erwarteten Nutzens zu verschaffen.
Besprechen Sie den Projektablauf
Nachdem Sie die Projektidee, den Umfang und die Ergebnisse besprochen haben, ist es an der Zeit, den Projektprozess zu besprechen. Hier müssen Sie den Projektplan, das Budget und den Zeitplan des Projekts mitteilen.
Sie müssen auch die Ressourcen und die Frist des Projekts erläutern.
Nach den oben genannten Diskussionen ist es an der Zeit, das Projektergebnis zu besprechen. Was wird das Endergebnis des Projekts sein? Wie wird der Projektprozess abgeschlossen und wie wird das Projekt umgesetzt?
Besprechen Sie die Projektrisiken
Am Ende des Treffens ist es wichtig, die Projektrisiken zu besprechen. Sie müssen alle mit dem Projekt verbundenen Risiken, deren Schwere und die Minderungsstrategien erläutern.
Die häufigsten Risiken, denen ein Projekt ausgesetzt ist, sind finanzielle Risiken.